POLÍTICA PRIVACIDAD, TRATAMIENTO & PROTECCIÓN DE DATOS

1. INTRODUCCIÓN.

En virtud de lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, suDecreto Reglamentario 1377 de 2013 (incorporado en el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015), el Decreto 886 de 2014,el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que complementen o modifiquen las anterioresdisposiciones (en adelante el “Régimen General de Protección de Datos Personales” o “RGPD”), EXALTA S.A.S.propende por la protección de la información personal y el ejercicio del derecho fundamental de Hábeas Data a todos los Titulares de Datos Personales con los cuales tenga relación, sea como Responsable o Encargado de su tratamiento, según corresponda.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

EXALTA S.A.S. es una sociedad comercial, legalmente constituida, con domicilio social principal en el Municipio de Chía (Cundinamarca) e identificada con NIT No. 900.660.085-1, según consta en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá D.C.

3. OBJETO.

Esta Política de Privacidad tiene como finalidad suministrar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés de EXALTA S.A.S. sobre el Tratamiento de los Datos Personales y, en general, a todas las personas respecto de las cuales EXALTA S.A.S. recolecte y trate Datos Personales (en adelante el/los “Titular(es)”). Así mismo, busca establecer los lineamientos que garanticen la protección de los Datos Personales que son objeto de Tratamiento y los derechos de los Titulares, fijando los criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a la información personal recolectada en cumplimiento del RGPD.

Nombre o Razón Social: EXALTA S.A.S.
NIT: 900.660.085-1
Domicilio Principal: Km 2 Vía Chía Cota Vda Cerca de Piedra Sector San Remito
Correo electrónico: juridico@exalta.com.co
Página web: https://exalta.com.co/

4. ALCANCE.

La aplicación de esta Política de Privacidad abarca todos los Datos Personales que EXALTA S.A.S. trata en desarrollo de su objeto social, incluyendo, pero sin limitarse a, la contratación de personal y la vinculación de proveedores, aliados comerciales y contratistas.

Todos aquellos que trabajan en nombre y por cuenta de EXALTA S.A.S., incluyendo colaboradores, representantes, contratistas, aliados comerciales y terceros, tienen la responsabilidad de cumplir las normas establecidas en esta Política de Privacidad, según les aplique.

EXALTA S.A.S. se compromete a realizar su mejor esfuerzo profesional para mantener altos estándares de calidad, protección y seguridad en el Tratamiento de los Datos Personales proporcionados por los Titulares. Esto incluye una atención especial a los datos sensibles y/o a los datos personales de niños, niñas y adolescentes.

La prioridad de EXALTA S.A.S.es garantizar que los Datos Personales y datos sensibles recopilados estén protegidos de forma legal y técnica, para efectos de asegurar su seguridad, integridad, accesibilidad y confidencialidad

5. DEFINICIONES.

En el desarrollo, interpretación y aplicación del Régimen General de Protección de Datos Personales, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:

1. “Autorización”: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que EXALTA S.A.S. lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, que podrá solicitarse a través de diferentes mecanismos y medios técnicos y podrá ser (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización podrá ser obtenida por medio de un documento físico, digital, mensaje de datos, sitio web, de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita conservar prueba de su recolección.
2. “Aviso de Privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por EXALTA S.A.S., dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Privacidad, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento que EXALTA S.A.S. dará a los Datos Personales.
3. “Base de Datos Personales”: Conjunto organizado de Datos Personales pertenecientes a personas naturales, los cuales son objeto de Tratamiento por parte de EXALTA S.A.S.
4. “Confidencialidad”: Se refiere a un componente de la seguridad de la información que determina quiénes pueden acceder a los Datos Personales y en qué situaciones pueden hacerlo.
5. “Dato Personal”: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
6. “Dato Público”: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
7. “Dato Privado”: El dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.
8. “Dato Semiprivado”: El dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento de divulgación puede interesar no sólo al Titular sino a cierto sector o grupo de personas.
9. “Dato Biométrico”: Todos aquellos datos relativos a las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que faciliten su identificación. El Dato Biométrico hace parte de la categoría de Datos Sensibles, según se define a continuación.
10. “Datos Sensibles”: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
11. “Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes”: Conjunto de derechos que prevalecen sobre los demás, debido a la naturaleza del sujeto. Los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes sólo podrán tratarse cuando estos sean de naturaleza pública o que hayan sido autorizados por su Representante Legal.
12. “Encargado del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
13. “Grupo(s) de interés”: Se refiere al conjunto de personas naturales y jurídicas que tienen algún tipo de relación con EXALTA S.A.S. Incluye, entre otros, a los colaboradores (actuales y potenciales), clientes (actuales y potenciales), representantes legales y otros administradores, accionistas, miembros de la alta gerencia, proveedores (actuales y potenciales) y propietarios de tierra (actuales y potenciales).
14. Política de Privacidad: Es la Política de Privacidad, Tratamiento y Protección de Datos Personales de EXALTA S.A.S.
15. “Régimen General de Protección de Datos Personales” o “RGPD”: Se refiere a la normativa de carácter general que regula la protección de Datos Personales en Colombia, la cual incluye la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, así como las demás normas que complementen o modifiquen las anteriores disposiciones.
16. “Responsable del Tratamiento”: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos Personales y/o el Tratamiento de los Datos Personales. Para efectos de la Política de Privacidad, salvo que el contexto indique lo contrario, cuando se haga referencia al Responsable del Tratamiento, se entenderá hecha a EXALTA S.A.S.
17. “Requisito de Procedibilidad”: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, lo anterior de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
18. “Titular”: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
19. “Transferencia”: Tendrá lugar cuando el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envíe la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez sea Responsable del Tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.
20. “Transmisión”: Se refiere al proceso en el cual se comunican los Datos Personales, ya sea dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el propósito de llevar a cabo un Tratamiento por parte del Encargado, en representación del Responsable del Tratamiento.
21. “Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión que se realizará para las finalidades que se establecen en esta Política de Privacidad, previa autorización del Titular. También será considerado como Tratamiento las operaciones que realice EXALTA S.A.S. en cumplimiento de la Ley, órdenes administrativas y/o judiciales.

6. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento de Datos Personales que realizará EXALTA S.A.S. es una actividad reglada que se sujetará a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de finalidad: El Tratamiento que EXALTA S.A.S. llevará a cabo tiene una finalidad legítima, de conformidad con la Constitución y la Ley, la cual debe ser comunicada al Titular.
3. Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales que EXALTA S.A.S. llevará a cabo se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado de los Titulares. Los Datos Personales no podrán ser recopilados ni divulgados sin la Autorización previa del Titular, a menos que exista un mandato legal o judicial que exonere la necesidad de dicho consentimiento.
4. Principio de veracidad o calidad: La integridad de la información sometida a Tratamiento es fundamental. Por lo tanto, se requiere que los Datos Personales aportados por los Titulares sean veraces, completos, precisos, actualizados, comprobables y fácilmente comprensibles. En ningún caso, EXALTA S.A.S. llevará a cabo el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que puedan generar confusión.
5. Principio de transparencia: En el marco del Tratamiento de Datos Personales realizado por EXALTA S.A.S., EXALTA S.A.S. asegura que los Titulares tengan el derecho de acceder en cualquier momento y sin restricciones, a la información sobre la existencia de Datos Personales que les conciernan. Esta información puede ser solicitada al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, según sea el caso.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales por parte de EXALTA S.A.S. está sujeto a restricciones que emanan de la naturaleza de dichos datos, así como a las disposiciones legales y constitucionales. Los Datos Personales que serán sometidos a Tratamiento, con excepción de la información de carácter público, no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, a menos que el acceso pueda ser controlado técnicamente para proporcionar un acceso restringido únicamente al Titular interesado o a terceros autorizados de acuerdo con la Ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para su seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todos aquellos involucrados en el Tratamiento de Datos Personales por parte de EXALTA S.A.S. están obligados a mantener la confidencialidad de la información, incluso después de que hayan concluido sus funciones relacionadas con el Tratamiento. Solo pueden divulgar o comunicar Datos Personales cuando esto sea necesario para llevar a cabo las actividades autorizadas por la Ley y de acuerdo con sus términos.
9. Principio de necesidad y proporcionalidad: Los Datos Personales registrados deben ser necesariamente para el trámite y cumplimiento de las finalidades de esta Política de Privacidad. De tal forma que deben ser adecuados, pertinentes y acordes con la finalidad de la Política de Privacidad.
10. Principio de temporalidad o caducidad: Los Datos Personales registrados en las Bases de Datos Personales de EXALTA S.A.S. se mantendrán durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recopilados. Los datos seguirán en la Base de Datos Personales cuando sea requerido para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los Datos Personales.

7. AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el Tratamiento se requiere la Autorización previa, expresa e informada del Titular, que deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Se entenderá que la Autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma verbal o, (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ciertos casos, el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca, en la medida en que el Titular realice actos que den a entender que autoriza el Tratamiento de sus Datos Personales.

7.1 Casos en los que no es necesario obtener la Autorización.

La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad administrativa, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

En aquellos casos en que no sea necesaria la Autorización de los Titulares o cuando EXALTA S.A.S. reciba datos no solicitados (según se explica más adelante en este documento), EXALTA S.A.S. y las personas que obrando en su nombre traten información personal, deberán cumplir, según sea el caso, las demás disposiciones del RGPD en Colombia.

7.2 Deber de informar al Titular.

La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley podrá ser suministrada a las siguientes personas:

1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

8. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

EXALTA S.A.S. recolectará, almacenará, usará, procesará y circulará los Datos Personales de sus Grupos de Interés paralas finalidades y para los tratamientos autorizados en cada Autorización, en esta Política de Privacidad y/o en la Ley.

EXALTA S.A.S. informa de manera expresa a los Titulares de Datos Sensibles que proporcionar la información sensiblees facultativo por lo que no están obligados a entregar información relacionada con sus Datos Sensibles.

A continuación, se mencionan las disposiciones del Tratamiento de Datos Personales que realiza EXALTA S.A.S. en desarrollo de su objeto social, así como aquellas relacionadas con el Tratamiento de los Datos Sensibles, el Tratamiento con ciertos Titulares de especial protección, la información recolectada por medio de sistemas de videovigilancia, elTratamiento de Datos Personales no solicitados y el Tratamiento de los Datos Personales a través de las Cookies de la página web de EXALTA S.A.S.:

8.1 Tratamiento de Datos Personales en desarrollo de su objeto social.

EXALTA S.A.S. podrá llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales que le permitan desarrollar su objeto social, en especial, las actividades relacionadas con el desarrollo y gestión de proyectos inmobiliarios para vivienda y comercio en Colombia, así como el desarrollo de operaciones financieras que permitan adquirir los fondos u otros activos necesarios para el desarrollo de sus negocios. En desarrollo de su objeto social, EXALTA S.A.S. podrá transferir y/o transmitir Datos Personales a determinadas personas naturales o jurídicas para cumplir las finalidades descritas en cada Autorización, así como cumplir aquellas finalidades derivadas del cumplimiento de sus obligaciones legales, pudiendo transferir o entregar los Datos Personales a las entidades públicas o administrativas correspondientes, o a las entidades que ellas deleguen, en ejercicio de sus funciones, sin que sea necesario advertir de este hecho al Titular.

8.2 Categorías especiales de Datos Personales.

En las categorías especiales de Datos Personales se encuentran los Datos Sensibles, entendidos como aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Esto incluye información que revele elorigen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición. Además, se consideran Datos Sensibles aquellos relacionados con la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Es importante destacar que en esta categoría especial de Datos Personales se encuentra la información concerniente a niños, niñas y adolescentes, reconociendo su vulnerabilidad y la necesidad de una protección especial en el Tratamiento de sus Datos Personales.

8.2.1 Autorización especial de Datos Personales Sensibles.

EXALTA S.A.S. informará a los Titulares que, en virtud del Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia, no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de Datos Sensibles.

8.2.2 Tratamiento de Datos Sensibles

EXALTA S.A.S. sólo tratará Datos Sensibles solicitando consentimiento informado, previo y expreso a losTitulares e informándoles sobre la finalidad de su Tratamiento y el carácter facultativo de la respuesta a laspreguntas que le sean hechas cuando estas versen sobre este tipo de datos. En esa medida, EXALTA S.A.S. utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:

1. El Tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los Representantes Legales deberán otorgar su autorización.
3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
5. Los demás casos previstos por la Ley.

Según sea el caso, EXALTA S.A.S. conservará el soporte de la Autorización otorgada por el Titular de la información para el Tratamiento de sus Datos Personales, en especial, datos catalogados de naturaleza sensible.

8.2.3 Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes.

EXALTA S.A.S. solo tratará Datos Personales de niños, niñas y adolescentes cuando estos provengan dela información suministrada por empleados o contratistas. Lo anterior, de conformidad con lo establecido enel artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, siempre y cuando cumpla con los siguientes parámetros o requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, EXALTA S.A.S. solicitará al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, considerar su opinión, la cual deberá ser valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto y verificará que quién actúe como representante del niño, niña o adolescente tenga esa calidad legalmente establecida. El menor deberá ser escuchado de manera previa al otorgamiento de cualquier consentimiento.

EXALTA S.A.S. y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, velarán por el Tratamiento adecuado de éstos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia.

8.3. Control de acceso y videovigilancia.

EXALTA S.A.S. utiliza sistemas de videovigilancia situados en sus diferentes instalaciones, oficinas, edificios administrativos, salas de venta y obras.

EXALTA S.A.S. informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión, en sitios visibles, de anuncios de videovigilancia, principalmente en los accesos peatonales y vehiculares de sus instalaciones.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de EXALTA S.A.S. y, para el cumplimiento de disposiciones legales y contractuales. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

8.4. Tratamiento de Datos Personales no solicitados.

EXALTA S.A.S. puede recibir Datos Personales no solicitados de ciertos Grupos de Interés antes de iniciar una relación comercial o laboral. El Titular entiende que el envío de la información personal no solicitada a EXALTA S.A.S.es una conducta inequívoca que le permite a esta última realizar el Tratamiento de sus Datos Personales. En estos casos, el Titular autoriza a EXALTA S.A.S. para realizar el Tratamiento con el propósito de cumplir, entre otras finalidades, las obligaciones de conocimiento de contraparte derivadas del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, en especial, la verificación/chequeo en listas restrictivas y no restrictivas para Colombia y en las diferentes Bases de Datos Personales locales e internacionales que se encuentren disponibles para revisar los antecedentes que pueda tener el tercero que pretenda interactuar con EXALTA S.A.S.

La autorización otorgada por conducta inequívoca incluye, pero no se limita a, la información que EXALTA S.A.S. reciba de (i) potenciales proveedores o clientes, (ii) potenciales trabajadores y/o (iii) Titulares que presenten quejas, consultas o reclamos a EXALTA S.A.S. como Responsable de la información personal recolectada. No obstante, la autorización otorgada por conducta inequívoca, EXALTA S.A.S. podrá recolectar posteriormente la Autorización si la relación comercial o contractual con estos terceros se llegue a formalizar, pudiendo tratar la información de acuerdo con las finalidades establecidas en esta Política de Privacidad y las expresamente otorgadas por el Titular en la respectiva Autorización.

8.5. Tratamiento de datos personales a través de las Cookies en las plataformas digitales de EXALTA S.A.S.

Las “Cookies” son herramientas que recogen información personal de los usuarios de la página web y demás plataformas digitales de EXALTA S.A.S. Su uso permite conocer los hábitos de navegación de los usuarios y mejorar su experiencia. Teniendo en cuenta que con el uso de “Cookies” EXALTA S.A.S. puede realizar el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares que accedan a sus plataformas digitales, en estos casos EXALTA S.A.S. actuará como Responsable de la información que recolecte por medio de estas herramientas y someterá su Tratamiento a los estándares de protección establecidos en el RGPD.

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

De manera general y sin perjuicio de las finalidades específicas de cada Grupo de Interés según se describe más adelante, EXALTA S.A.S. realiza el Tratamiento de Datos Personales para cumplir, entre otras, con las siguientes finalidades:

1. Aquellas relacionadas directa e indirectamente con el objeto social de EXALTA S.A.S., esto es, aquellas derivadas de las actividades relacionadas con el desarrollo y gestión de proyectos inmobiliarios para vivienda y comercio en Colombia y el desarrollo de operaciones financieras que permitan adquirir los fondos u otros activos necesarios para el desarrollo de los negocios de EXALTA S.A.S.
2. Aquellas relacionadas con el cumplimiento de deberes contractuales y legales, así como el cumplimiento de las demás regulaciones vigentes que EXALTA S.A.S. deba cumplir en desarrollo de su objeto social.
3. Implementar actividades de desarrollo social y ejecutar aquellas para el cumplimiento de obligaciones ambientales, sociales y de gobierno corporativo en el marco de las políticas internas de EXALTA S.A.S.(v.g. Programa de Ética Empresarial y Política de Sostenibilidad).
4. Desarrollar actividades para gestionar el riesgo integral del lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva según las directrices y lineamientos establecidos en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades y el Manual SAGRILAFT de EXALTA S.A.S., así como todas aquellas disposiciones legales y políticas corporativas internas orientadas a gestionar, mitigar y controlar estos riesgos.
5. Detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de EXALTA S.A.S. o de terceros y prevenir problemas técnicos.
6. Establecer comunicación con los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en esta Política de Privacidad, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.
7. Realizar invitaciones a eventos, presentar ofertas y/o enviar comunicaciones comerciales relacionadas con los productos, servicios y promociones de EXALTA S.A.S.
8. Realizar gestión administrativa y manejo de cobros y pagos.
9. Adelantar la gestión de facturación, económica, contable y fiscal.
10. Llevar a cabo gestiones legales y/o contractuales con los potenciales y actuales proveedores, contratistas, clientes, colaboradores y demás aliados comerciales de EXALTA S.A.S.
11. Acatar las disposiciones del ordenamiento laboral y de seguridad social, entre otros, que resulten aplicables a los extrabajadores, trabajadores, candidatos y/o aprendices de EXALTA S.A.S.
12. Realizar consultas, procesamiento de información financiera, comercial y crediticia ante operadores de información y riesgo.
13. Realizar consultas y procesamiento de información para el otorgamiento de subsidios.
14. Implementar postulaciones a subsidios con las Cajas de Compensación Familiar y demás entidades otorgantes de subsidios.
15. Aquellas relacionadas o conexas para la adquisición de servicios financieros, de crédito y/o fiduciarios.
16. Aquellas relacionadas o conexas con el otorgamiento de créditos bancarios.
17. Enviar mensajes con contenidos, notificaciones, saldos y/o cuotas pendientes de pago.
18. Gestionar estudios, estadísticas internas y externas, marketing, encuestas de opinión, publicidad propia y/o segmentación de mercados.
19. Realizar estudios y confirmación de Datos Personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
20. Realizar el Tratamiento y protección de los datos de contacto (v.g. direcciones de correo físico, electrónico y teléfono).
21. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos Personales para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
22. Transferir y/o transmitir Datos Personales a proveedores, contratistas y a determinadas personas naturales o jurídicas para cumplir las finalidades descritas en cada Autorización, así como cumplir aquellas finalidades derivadas del cumplimiento de las obligaciones legales e internas de EXALTA S.A.S. en desarrollo de su objeto social. Así las cosas, la Transferencia o Transmisión podrán realizarse en virtud de un contrato, la Ley o cualquier relación jurídica que así lo requiera.
23. Gestionar trámites relacionados con consultas, reclamos o solicitudes que presenten los Titulares.
24. Implementar servicios de almacenamiento o computación en la “nube”.
25. Contratar y/o suministrar información a personas jurídicas y naturales para realizar cualquier acuerdo, convenio o alianza en el desarrollo del objeto social de EXALTA S.A.S.
26. Soportar el cumplimiento de obligaciones contractuales con entidades públicas y empresas privadas y presentar informes durante su ejecución.
27. Suministrar la información a terceros y aliados comerciales con los cuales EXALTA S.A.S. tenga relación contractual o comercial, y cuya entrega sea necesaria para el cumplimiento del objeto contratado, con el fin de realizar consulta, procesamiento de información financiera, comercial y crediticia ante operadores de información y riesgo; realizar consulta y procesamiento de información para el otorgamiento de subsidios; prestación de servicios financieros, otorgamiento de créditos y/o productos financieros para la adquisición de vivienda.
28. Suministrar la información a terceros y aliados comerciales con los cuales EXALTA S.A.S. tenga relación contractual o comercial, y cuya entrega sea necesaria para el cumplimiento del objeto contratado, con el fin de tramitar las conexiones de servicios públicos y/o conexos, para asegurar el adecuado funcionamiento de las unidades inmobiliarias que serán comercializadas por EXALTA S.A.S.
29. Las demás que sean propias de cada tipo de Base de Datos Personales registrada por EXALTA S.A.S. ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Los Datos Personales que se obtengan a través de los distintos canales habilitados por EXALTA S.A.S. serán recogidos en una Base de Datos o varias con las finalidades arriba señaladas hasta cuando por obligación legal o contractual se deban mantener o cuando se solicite la supresión en la forma establecida en esta Política de Privacidad y en la Ley. Dichas Bases de Datos Personales se conservarán y administrarán bajo responsabilidad de EXALTA S.A.S. o los terceros que para tal fin se designen.

De manera específica, según la relación con cada Titular, EXALTA S.A.S. podrá adelantar el Tratamiento para las finalidades particulares que se enuncian a continuación, sin perjuicio de que se lleve a cabo el Tratamiento para finalidades adicionales que sean expresamente informadas al momento de solicitar la Autorización.

Los Datos Personales solicitados a los Grupos de Interés de EXALTA S.A.S., serán tratados con las finalidades que se relacionan en la tabla a continuación:

GRUPOS DE INTERÉS DE EXALTA S.A.S.	FINALIDADES
Potenciales colaboradores, actuales colaboradores y/o excolaboradores	1. Evaluar aspirantes a cargo de EXALTA S.A.S. durante su proceso de selección, realizar estudios de seguridad, realizar procesos de verificación/chequeo en listas vinculantes y no vinculantes para Colombia y en las diferentes Bases de Datos Personales locales y extranjeras que se encuentren disponibles para revisar los antecedentes que pueda tener el potencial colaborador de la Compañía. 2. Mantener una comunicación eficiente para el desarrollo de los procesos internos propios de EXALTA S.A.S. Recopilar, consolidar y actualizar información con el fin de realizar actividades para el cumplimiento de las funciones propias de EXALTA S.A.S. como empleador/contratante de sus colaboradores. 3. Dar cumplimiento a las actividades derivadas de la relación precontractual, contractual o post-contractual entre EXALTA S.A.S., sus colaboradores, potenciales colaboradores y/o excolaboradores. Realizar todas las actividades, procesos, trámites y demás gestiones derivadas de los contratos de trabajo y/o prestación de servicios con sus colaboradores (v.g. salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, beneficios, reembolsos, seguros, realizar las deducciones autorizadas por la Ley, por autoridad judicial o por el colaborador). 4. Asignar los elementos de trabajo como son los equipos de comunicación y cómputo, puesto de trabajo, correo electrónico y demás que requiera por las particularidades del cargo. 5. Suministrar información a las autoridades de control y vigilancia en el marco de sus funciones/potestades. Verificar el cumplimiento de las políticas internas de EXALTA S.A.S. y de las obligaciones que EXALTA S.A.S. asume con terceros. 6. Realizar análisis estadísticos según las políticas y necesidades de la Compañía. 7. Garantizar la seguridad y salud de sus colaboradores en cumplimiento de la Ley y de los programas de bienestar corporativo de EXALTA S.A.S., así como aquellas actividades relacionadas con la promoción y prevención de la salud. 8. Expedir certificaciones laborales y elaborar campañas publicitarias de EXALTA S.A.S. 9. Solicitar identificación del Titular, por motivos de seguridad, al ingreso de las instalaciones de EXALTA S.A.S. Utilizar la imagen personal y/o videos donde aparezca el Titular de la información, capturada por sistemas de monitoreo y/o videovigilancia dispuestos por EXALTA S.A.S. en todas sus oficinas, para que pueda ser usada por EXALTA S.A.S. en sus políticas, programas y material audiovisual corporativo (p.e. informe de sostenibilidad, presentaciones del fondo de empleados, ferias de emprendimiento, entre otras) y, como medio de prueba o evidencia en procesos y procedimientos judiciales, extrajudiciales o administrativos. 10. Cumplir con las Leyes, normas y políticas de EXALTA S.A.S. 11. Tramitar requerimientos, quejas y reclamos presentados por los Titulares de la información o por personas facultadas por la Ley. 12. Dar cumplimiento al Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de EXALTA S.A.S. 13. Actualizar los Datos Personales según corresponda.
Clientes actuales y/o potenciales	1. Realizar procesos de verificación/chequeo en listas vinculantes y no vinculantes para Colombia y en las diferentes Bases de Datos Personales locales y extranjeras que se encuentren disponibles para revisar los antecedentes que pueda tener el potencial cliente de EXALTA S.A.S. 2. Realizar invitaciones a eventos, presentación de ofertas y/o envío de comunicaciones comerciales, publicitarias o promocionales sobre los productos y servicios de EXALTA S.A.S. 3. Contactar al Titular para suscribir el documento de separación, la Promesa de Compraventa y la Escritura Pública de Compraventa, así como realizar la gestión administrativa, fidelización de clientes, gestión de estadísticas internas, gestión de cobros y pagos, gestión de facturación, gestión económica y contable, gestión fiscal, marketing, encuestas de opinión, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercados, estudios y confirmación de Datos Personales necesarios para la ejecución de una relación contractual. 4. Transferir y/o transmitir la información a terceros para el cumplimiento de las finalidades descritas en cada Autorización, así como cumplir aquellas finalidades derivadas del cumplimiento de sus obligaciones legales y/o aquellas relacionadas directa e indirectamente con el objeto social de la Compañía. 5. Realizar consultas, procesamiento de información financiera, comercial y crediticia ante operadores de información y riesgo; realizar consultas y pro- cesamiento de información para el otorgamiento de subsidios; prestación de servicios financieros, de crédito y/o fiduciarios; realizar postulaciones a subsidios con diferentes Cajas de Compensación Familiar y/u otorgamiento de créditos bancarios o administración de patrimonios. 6. Enviar mensajes con notificaciones, saldos y/o cuotas pendientes de pago a través de correo electrónico, mensajes de texto, aplicativos webs y los demás que el Titular hubiere autorizado a EXALTA S.A.S. 7. Tramitar todo tipo de encargos y solicitudes del cliente o potencial cliente con los datos suministrados y autorizados por este último. 8. Cumplir con las Leyes, normas y políticas de EXALTA S.A.S. 9. Asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones para detener o pre- venir fraudes, ataques a la seguridad de EXALTA S.A.S. o de terceros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de terceros conforme los términos y condiciones establecido en la Ley. 10. Tratar y proteger los datos de contacto, tales como, direcciones físicas, correos electrónicos y teléfonos. 11. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de las Bases de Datos Personales para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales. 12. Evaluar los hábitos de consumo de los Titulares, realizar análisis y/o segmentación de mercado y fines estadísticos. 13. Informar sobre cambios/actualizaciones a la Política. 14. Suministrar información a las autoridades de control y vigilancia en el marco de sus funciones/potestades. 15. Solicitar identificación del Titular por motivos de seguridad, al ingreso de las instalaciones de EXALTA S.A.S. 16. Utilizar la imagen personal y/o videos donde aparezca el Titular de la información, capturada por sistemas de monitoreo y/o videovigilancia dispuestos por EXALTA S.A.S. en todas sus oficinas, como medio de prueba o evidencia en procesos y procedimientos judiciales, extrajudiciales o administrativos. 17. Realizar gestiones administrativas, financieras, debidas diligencias, facturación y todas aquellas que se desprendan de la relación comercial. 18. Suministrar la información a terceros y aliados comerciales con los cuales EXALTA S.A.S. tenga relación contractual o comercial, y cuya entrega sea necesaria para el cumplimiento del objeto contratado, con el fin de realizar consulta, procesamiento de información financiera, comercial y crediticia ante operadores de información y riesgo; realizar consulta y procesamiento de información para el otorgamiento de subsidios; prestación de servicios financieros, otorgamiento de créditos y/o productos financieros para la adquisición de vivienda; realizar postulaciones a subsidios con diferentes Cajas de Compensación Familiar. 19. Tramitar requerimientos, quejas y reclamos presentados por los Titulares de la información o por personas facultadas por la Ley. 20. Dar cumplimiento al Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de EXALTA S.A.S. 21. Actualizar los Datos Personales según corresponda.
Proveedores y contratistas (actuales y/o potenciales)	1. Realizar procesos de verificación/chequeo en listas vinculantes y no vinculantes para Colombia y en las diferentes Bases de Datos Personales locales y extranjeras que se encuentren disponibles para revisar los antecedentes que pueda tener el potencial proveedor o contratista de EXALTA S.A.S. 2. Establecer canales de comunicación con los Titulares de los datos persona- les y envío de boletines e información de carácter comercial e institucional. 3. Cumplir con las obligaciones legales y/o contractuales relacionadas con el desarrollo de actividades propias del objeto social de EXALTA S.A.S. 4. Atender los requerimientos de autoridades y suministrar información a entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la Ley. 5. Almacenar información en archivos inactivos, cuando exista un deber legal o contractual de mantenimiento de información con posterioridad a la ejecución de las actividades o relaciones que dan origen al Tratamiento, de conformidad con lo establecido en las legislaciones específicas que regulan la materia. 6. Transferir y/o transmitir la información a terceros para el cumplimiento de las finalidades descritas en cada Autorización, así como cumplir aquellas finalidades derivadas del cumplimiento de sus obligaciones legales y/o aquellas relacionadas directa e indirectamente con el objeto social de EXALTA S.A.S. 7. Suministrar información personal para la ejecución de las relaciones contractuales de EXALTA S.A.S. con terceros. 8. Verificar el cumplimiento de las prestaciones contractuales en su favor por parte de los contratistas. 9. Suministrar información a las autoridades de control y vigilancia en el marco de sus funciones/potestades. 10. Utilizar la imagen personal y/o videos donde aparezca el Titular de la información, capturada por sistemas de monitoreo y/o videovigilancia dispuestos por EXALTA S.A.S. en todas sus oficinas, como medio de prueba o evidencia en procesos y procedimientos judiciales, extrajudiciales o administrativos. 11. Cumplir con las Leyes, normas y políticas de EXALTA S.A.S. 12.Realizar gestiones administrativas, financieras, debidas diligencias, facturación y todas aquellas que se desprendan de la relación contractual. 13. Tramitar requerimientos, quejas y reclamos presentados por los Titulares de la información o por personas facultadas por la Ley. 14. Dar cumplimiento al Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de EXALTA S.A.S. 15. Actualizar los Datos Personales según corresponda.
Accionistas, miembros de Junta Directiva, Representantes Lega- les y demás órganos de administración de EXALTA S.A.S.	1. Realizar procesos de verificación/chequeo en listas vinculantes y no vinculantes para Colombia y en las diferentes Bases de DatosPersonales locales y extranjeras que se encuentren disponibles para revisar los antecedentes que pueda tener el potencial accionista, miembro de Junta Directiva, Re- presentantes Legales y demás órganos de administración de EXALTA S.A.S. 2. Mantener contacto permanente para el envío de comunicaciones,notificaciones, convocatorias y demás información necesaria para eldesarrollo y cumplimiento de las obligaciones existente conaccionistas y miembros de Junta Directiva, así como todas las obligaciones corporativas que EXALTA S.A.S. deba cumplir en desarrollo de su objeto. 3. Realizar actividades contables, financieras, administrativas y tributarias para que EXALTA S.A.S. pueda cumplir con sus obligaciones en estos frentes. 4. Informar a los accionistas y miembros de Junta Directiva de los demás temas de interés de EXALTA S.A.S. 5. Suministrar información a las autoridades de control y vigilancia en el marco de sus funciones/potestades. 6. Utilizar la imagen personal y/o videos donde aparezca el Titular de la información, capturada por sistemas de monitoreo y/o video vigilancia dispuestos por EXALTA S.A.S. en todas sus oficinas, como medio de prueba o evidencia en procesos y procedimientos judiciales, extrajudiciales o administrativos. 7. Cumplir con las Leyes, normas y políticas de EXALTA S.A.S. 8. Tramitar requerimientos, quejas y reclamos presentados por losTitulares de la información o por personas facultadas por la Ley. 9. Dar cumplimiento al Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de EXALTA S.A.S. 10. Actualizar los Datos Personales según corresponda.
Usuario del Portal Web	1. Realizar procesos de verificación/chequeo en listas vinculantes y no vinculantes para Colombia y en las diferentes Bases de Datos Personales locales y extranjeras que se encuentren disponibles para revisar los antecedentes que pueda tener el usuario del portal web. 2. Recopilar, consolidar y actualizar información de los clientes de EXALTA S.A.S., en desarrollo de su objeto y funciones. 3. Realizar acciones de difusión, comunicación, mercadeo y publicidad sobre las actividades propias del objeto y funciones de EXALTA S.A.S. 4. Enviar información de eventos y actividades de EXALTA S.A.S., a la comunidad y grupos de interés. 5. Realizar encuestas con el fin de medir la calidad e impacto de los programas y actividades de EXALTA S.A.S., así como para fines estadísticos y demo- gráficos. 6. Realizar el registro en los sistemas de información, software, Bases de Datos Personales o archivos de EXALTA S.A.S. en cumplimiento de sus funciones. 7. Dar respuesta a requerimientos judiciales y/o administrativos o en cumplimiento de mandatos legales. 8. Enviar boletines informativos, así como remitir información periódica relacionada con artículos, estudios sobre marketing de contenidos y temas relacionados, así como información comercial de EXALTA S.A.S. o de sus clientes. 9. Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio. 10. Suministrar información a las autoridades de control y vigilancia en el marco de sus funciones/potestades. 11.Cumplir con las Leyes, normas y políticas de EXALTA S.A.S. 12. Suministrar información de los proyectos, cotizaciones y demás información requerida por el usuario. 13. Tramitar requerimientos, quejas y reclamos presentados por los Titulares de la información o por personas facultadas por la Ley. 14. Dar cumplimiento al Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de EXALTA S.A.S. 15. Actualizar los Datos Personales según corresponda.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.

En el Tratamiento de Datos Personales por parte de EXALTA S.A.S. se respetarán en todo momento los derechos de los Titulares de Datos Personales, los cuales son, entre otros:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales y Datos Sensibles frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. En esa medida, EXALTA S.A.S. podrá, periódicamente, solicitar la actualización de los Datos Personales, con la finalidad de mantener la información vigente.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento. Los Titulares podrán en todo momento, siguiendo lo dispuesto en la Política de Privacidad, solicitar la prueba de la Autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales, salvo que se trate de Datos Personales exceptuados, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales. Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a EXALTA S.A.S. de conformidad con los procedimientos dispuestos en la Política de Privacidad.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en el Régimen General de Protección de Datos Personales en Colombia. Los Titulares podrán presentar quejas ante la Autoridad de Protección de Datos Personales en los canales dispuestos por ésta. Para ello, el Titular deberá agotar el Requisito de Procedibilidad y, posteriormente, acceder a la página de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) a través del siguiente enlace: www.sic.gov.co.
5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal. Los Titulares podrán ejercer este derecho cuando consideren que en el Tratamiento no se respetaron los principios, derechos y sus garantías constitucionales y legales. Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a EXALTA S.A.S. de conformidad con los procedimientos dispuestos en la Política de Privacidad. No obstante, los Titulares de los Datos Personales no podrán revocar la autorización y solicitar la supresión de los Datos Personales cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en las Bases de Datos Personales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Los Titulares podrán ejercer este derecho previa solicitud a EXALTA S.A.S. de conformidad con los procedimientos dispuestos en esta Política de Privacidad.
7. Derecho a abstenerse de responder preguntas sobre Datos Sensibles. Los Titulares tienen derecho a abstenerse de responder preguntas que se les realicen sobre Datos Sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

11. DEBERES DE EXALTA S.A.S.EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Esta Política de Privacidad tiene además como propósito informar y dar a conocer a los Titulares de la información los deberes que están a cargo de EXALTA S.A.S. en su rol de Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

Todos los obligados a cumplir esta Política de Privacidad deben tener en cuenta que EXALTA S.A.S. está obligado a cumplir los deberes establecidos en la Ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan los siguientes:

11.1 Deberes de EXALTA S.A.S. respecto del Titular del Dato Personal.

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data, es decir, el derecho a conocer, actualizar o rectificar sus Datos Personales.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política de Privacidad, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar al Titular, de manera clara y suficiente, sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus Datos Personales.
5. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta Política de Privacidad.

11.2. Deberes de EXALTA S.A.S. respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.

1. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política de Privacidad.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Actualizar la información cuando sea necesario.
4. Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.
5. Anonimizar los Datos Personales de los Titulares siempre que estos sean de carácter semiprivados, privados o sensibles, así como los datos de los niños, niñas y adolescentes de cualquier categoría.

11.3. Deberes de EXALTA S.A.S. en relación con los Encargados del Tratamiento de los Datos Personales.

1. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
2. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
3. Comunicar al Encargado del Tratamiento, de forma oportuna, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
4. Comunicar al Encargado del Tratamiento, de manera oportuna, las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
5. Exigir al Encargado del Tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
6. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

11.4. Deberes de EXALTA S.A.S. frente a la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. DEBERES DE EXALTA S.A.S.EN SU ROL DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En el evento en que EXALTA S.A.S. realice Tratamiento de Datos Personales por cuenta de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento), deberá cumplir los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data, adoptando una política integral de gestión de Datos Personales.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, comprometiéndose a contar con los controles informáticos suficientes para evitar el acceso no autorizado.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (05) días hábiles contados a partir de su recibo, conforme lo dispuesto en el literal (d) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en esta Política de Privacidad.
6. Registrar en la Base de Datos Personales la Leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en esta Política de Privacidad más adelante.
7. Insertar en la Base de Datos Personales la Leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del Dato Personal.
8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la Ley para dicho efecto.
10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

EXALTA S.A.S. podrá transferir y/o transmitir los Datos Personales a terceros, aliados comerciales y sociedades vinculadas de EXALTA S.A.S. con quienes tenga relación operativa o comercial para la prestación de servicios necesarios o conexos/complementarios con uso habitacional y/o comercial y, en general, con la operación de EXALTA S.A.S. En ese sentido, EXALTA S.A.S. adoptará las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a esos Datos Personales cumplan con lo establecido en esta Política de Privacidad y con los principios de protección de Datos Personales y obligaciones establecidas en la Ley.

En todo caso, cuando EXALTA S.A.S. transfiera o transmita los datos a uno o varios Responsables o Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, respectivamente, suscribirá un contrato de transferencia/transmisión de Datos Personales según corresponda y procurará incluir, entre otros, los siguientes aspectos:

1. Los Datos Personales transferidos/transmitidos y los alcances del Tratamiento en cada caso.
2. Las actividades que el Responsable o Encargado realizará para el Tratamiento de los Datos Personales y;
3. Las obligaciones del Responsable/Encargado para con el Titular y el Responsable.

Dentro de los terceros con los que usualmente se comparten los Datos Personales, a título de transferencia o transmisión, se encuentran aquellos que proveen servicios de diseño, seguimiento y mejoramiento de las políticas públicas, análisis de estadísticas, prestación de servicios públicos y demás servicios complementarios o conexos con el objeto social de EXALTA S.A.S.

14. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

EXALTA S.A.S. garantiza el ejercicio de los derechos de los Titulares. Estos derechos podrán ser ejercidos por:

1. El Titular de los Datos Personales.
2. Los causahabientes del Titular.
3. El Representante Legal y/o apoderado del Titular.

En relación con el ejercicio de los derechos de los niños, niñas o adolescentes, quedarán autorizados para ese fin, las personas facultadas legalmente para representarlos.

Los Titulares, sus causahabientes o terceros autorizados podrán presentar sus consultas, o reclamos, a través de los siguientes canales:

1. Mediante solicitud expresa al correo electrónico: juridico@exalta.com.co
2. Mediante solicitud física en la sede principal de EXALTA S.A.S., ubicada en el Km 2 Vía Chía Cota Vda. Cerca de Piedra Sector San Remito.

La Dirección Jurídica de EXALTA S.A.S. será responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas en los términos, plazos y condiciones establecidos en el RGPD y en esta Política de Privacidad.

PROCESOS DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE EJERCICIO DE DERECHOS

PROCEDIMIENTO	DESCRIPCIÓN
Remisión de solicitud a la Dirección Jurídica de Exalta S.A.S.	Toda solicitud relacionada con el Tratamiento de DatosPersonales debe ser remitida al correo electrónico juridico@exalta.com.co para iniciar el trámite de acuerdo con el tipo de solicitud.
Clasificación de la solicitud	Una vez recibida la solicitud, el área encargada clasificará si la misma se trata de una consulta o de un reclamo.
Registro de solicitud	La Dirección Jurídica realizará el registro de la solicitud y dejará constancia dentro de la Base de Datos del soporte documental de la solicitud.

PROCESO DE ATENCIÓN DE CONSULTAS

PROCEDIMIENTO	DESCRIPCIÓN
Trámite de solicitud	La Dirección Jurídica dará respuesta por el medio que se ha solicitado o a la dirección que ha indicado el Titular. La respuesta debe emitirse en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.
Requisitos de la solicitud	La Dirección Jurídica  verificará que la solicitud contenga: 1) nombre completo del Titular; 2) descripción de los hechosque dan lugar a la solicitud; 3) la dirección de residencia o de correo electrónico; 4) el teléfono de contacto y, si del caso; 5) anexar los documentos que quiera hacer valer. En caso de que no se esté actuando como Titular, la persona deberá indicar la calidad en la que actúa y anexar los documentos que soporten su calidad. (v.g. poder, registro civil).
Ampliación del término	Se informa al Titular las razones por las cuales no es posible atender la solicitud dentro del término atrás señalado, indicándole al Titular que la respuesta a su solicitud se dará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
Respuesta a la Consulta	Remite la respuesta y deja constancia para el RegistroNacional de Bases de Datos.

PROCESO DE ATENCIÓN DE RECLAMOS

PROCEDIMIENTO	DESCRIPCIÓN
Verificación de la información	Se verifica que la información sea la requerida para gestionar el reclamo, es decir, que contenga: 1) Nombre y apellidos del titular; 2) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular, y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación (v.g. poder, registro civil); 3) Descripción fáctica detallada y petición que se concreta en la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción; 4) Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante; y, si es del caso; 5) anexar los documentos que quiera hacer valer.
Información incompleta	Se indica al Titular los requisitos faltantes dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, indicando que, de no dar respuesta en los próximos dos (2) meses, se entenderá desistida la solicitud.
Información completa	Si la solicitud reúne todos los requisitos se inicia el trámite de atención y se rotula el dato con la descripción de“RECLAMO EN TRÁMITE”.
Trámite de solicitud	Verificada la información, el área encargada dará respuesta por el medio que se ha solicitado o a la dirección que haindicado el Titular. La respuesta debe emitirse en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Ampliación del término	Se informa al Titular las razones por las cuales no es posible atender la solicitud dentro del término atrás señalado, indicándoleal Titular que se amplía el plazo por ocho (8) días hábiles adicionales y se indica la fecha de respuesta.
Respuesta al Reclamo	Remite la respuesta y deja constancia de la misma. Si procede el reclamo se cumple con lo solicitado por el Titular. Sino procede el reclamo se responde al solicitante con los argumentos del caso.

15. SEGURIDAD DE USO Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN.

EXALTA S.A.S. está comprometida con el correcto uso y Tratamiento de los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos Personales y archivos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer, modificar, divulgar o destruir la información que allí reposa; para lo cual ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas que otorgan seguridad a las Bases de Datos Personales y archivos de EXALTA S.A.S., a través del Manual de Políticas y Procedimientos Internos para la Protección de Datos Personales.

16. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS (RNBD).

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus Decretos Reglamentarios, EXALTA S.A.S. registrará sus Bases de Datos Personales junto con esta Política de Privacidad, en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para tal efecto.

17. MODIFICACIONES.

Sin perjuicio de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, en especial las contenidas en el RGPD en Colombia, EXALTA S.A.S. podrá modificar en cualquier momento esta Política de Privacidad. Tales modificaciones cuando sean sustanciales serán informadas a los Titulares través de cualquier otro mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.

18. VIGENCIA

Esta actualización a la Política de Privacidad de EXALTA S.A.S. rige a partir del 15 de noviembre de 2024.

Teniendo en cuenta los cambios aquí incorporados, EXALTA S.A.S. comunicará oportunamente a los Titulares y demás personas interesadas la actualización en su sitio web.

AVISO DE PRIVACIDAD DE EXALTA S.A.S.

El Aviso de Privacidad, establece los términos y condiciones en virtud de los cuales EXALTA S.A.S., sociedad identificada con NIT No. 900.660.085-1, con domicilio social principal en Chía (Cundinamarca), realizará el tratamiento de sus datos personales. 

1. TRATAMIENTO Y FINALIDAD: El tratamiento que realizará EXALTA S.A.S. con la información será la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación, gestión, cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y en general todo tratamiento que pueda derivarse de acuerdo con la naturaleza de los datos y con las finalidades establecidas en la Política de Tratamiento de la Información de EXALTA S.A.S. y su respectivo objeto social. Con lo anterior se busca, entre otros, que EXALTA S.A.S. pueda dar cumplimiento a su objeto social y al desarrollo de las demás funciones.

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